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部署内の書類電子化による部門共有と市民サービスの効率化

事例 (3) 市役所での導入事例

企業概要

業種 官庁・政府
企業名 DPD (Department of Planning and Development in Seattle)
事業内容 シアトル市企画開発部(DPD:Department of Planning and Development)は、人口約60万人のシアトル市内の土地利用・建築基準の発案・管理・施行、長期都市計画の策定などを担当する部署である。 具体的な業務には、環境保護、土地開発、住宅建設および地域の基準に関連する規定の立案・整備などがある。


問題・課題

DPDでは、年間2万3千件もの土地の使用や建設関連の許可証を発行しており、その費用は毎年10億ドルを超え、その際に発生する紙文書も膨大な量であった。
この部署は何百人ものスタッフで構成される複数の部門に分かれていて、各部門にはそれぞれ役割と責務が与えられている。 各部門のオフィスは、たいてい異なる場所にあるため、最適な状態で運営するには、迅速で信頼できる通信手段が不可欠であった。
スキャナと文書管理システムを導入する前の通信手段は、手作業によるコピー、Fax、普通郵便、速達、宅配便であった。 しかし紙文書での情報のやり取りには時間と労力がかかるうえ、欲しい情報をすぐに得られないなど、情報を効率的に利用することができなかった。 そのため、DPDは、部門間で迅速に情報伝達が可能で、かつ書類の情報を参照・検索・追跡できる、効果的で信頼性の高いシステムを必要としていた。
また、書類や各種申請書、情報をオンラインで入手したいと希望する市民も増えてきた。 そこでDPDは、業務運営と市民サービスの効率化を実現するためには、スキャナと文書管理システムの導入が必要であると判断した。

導入 (ソリューション)

電子政府への第一歩はスキャニングによる新規書類の電子入力と現存書類の電子化、総合的な情報のデータベースと電子ファイリングシステムを構築することである。 DPDは、そのために、「fi-5750C」をはじめとするFUJITSUの「fiシリーズ」スキャナと、Stellent Universal Web Content Managementのプラットフォームを採用した。

fiシリーズ」を選択した理由

  • A4カラー両面原稿を毎分55枚で読み取り可能なこと
  • JPEG方式での圧縮処理が可能であること
  • 1日当たりの読取目安が8,000枚であること
  • A3までの幅広いサイズを読み取れること
  • 紙詰まりを防止する「超音波方式マルチフィードセンサー」や200枚搭載可能な「自動給紙機構(ADF:Auto Document Feeder)」を搭載していること
  • TWAIN、ISIS™ドライバやScandAll21、Adobe® Acrobat®が標準添付されていること
  • Kofax VRS および Kofax Image Controlがオプションで利用できること

システム構成図

導入効果

スキャナ導入後、DPDでは部署内の書類を電子化していった。それに要した時間はほんの数週間ほどであった。スタッフは新しいスキャナと文書管理システムをすぐに使いこなすことができた。

部署内の業務効率向上

「fiシリーズ」を導入したことで、書類の読み取りは、セットしてスキャンボタンを押すだけで済むようになった。そのため、DPDのスタッフは、これまで書類の処理に費やしていた時間をより戦略的な仕事に割り当てられるようになり、部署の生産性は大幅に改善した。

保管スペースの削減

書類が電子化されることによって保管場所が不要になり、オフィスのスペースを最大限に活用できるようになった。

タイムリーに最新情報の開示

紙文書の情報をデータベース化することで検索できるようになり、迅速な情報の閲覧、書類の相互参照が可能になった。これにより、データを扱う時間が短縮され、市民に完成度の高いサービスをより早く提供できるようになった。DPDでは、スキャナとシステムを導入してから数ヶ月で書類を請求する電話が激減した。



【推奨スキャナ】

  • fi-5750C
    世界初のADF(オートドキュメントフィーダー)部分の回転・スライド機構を搭載し、カラーA4用紙で毎分55枚/110面とこれまでの同等機種に比べ、3倍以上の読み取り速度を実現。600dpiの高解像度でも高速読み取りが行えるため、POD(プリントオンデマンド)の印刷版下取り込みなどの高精細データが求められる作業にも最適です。

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