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さまざまな紙文書の電子化による情報共有・セキュリティの向上

事例 (5) 木材製造業での導入事例

企業概要

業種 製造
企業名 Universal Forest Products, Inc(UFP)
事業内容 Universal Forest Products(以下、UFP)は、Fortune誌の木材・木材製品の製造・販売企業1,000にランクインした企業で、プレハブメーカー・住宅建設業者・卸売業者や小売店に対し、高品質木材や乾燥処理木材の販売、木材製品加工を行なっている。2004年の売り上げは24億5000万ドルに上る。


問題・課題

UFPでは、売り上げ増加・会社の成長とともに、請求明細書、給与支払名簿、人事記録、輸送記録、法律関連書類などさまざまな文書が増えていった。 それにより、重要書類の保管スペース拡張に伴うコストの増加、必要書類の検索の煩雑化など問題が発生していた。
また、請求書などを地下室や倉庫、物置、材木置き場などに保管していたので、文書管理の安全性でも問題があった。

導入 (ソリューション)

UFPは、大量の紙文書の管理、検索時間・文書回収時間の削減策として紙からデジタルへの移行をめざし、「fi-4530C」、「fi-4120C」の導入を決めた。

fi-4530C」、「fi-4120C」を選択した理由

  • 設置が簡単
  • さまざまなサイズの書類を大量にかつ迅速に電子化できる
  • Kofaxの「Virtual ReScan(VRS)」(注1)が利用できる

(注1) 「Virtual ReScan」: 文字のかすれや色つきの用紙、画質低下を招くさまざまな要素を自動的に補正するソフトウェア。スキャナの再設定や再読み取りを行なう必要がなく、作業負担を軽減できる。

システム構成図

導入効果

紙文書管理の作業時間・コストの削減

「fi-4530C」、「fi-4120C」への投資は、書類の検索や管理に費やされていた作業時間やコストの大幅な減少をもたらした。 従業員は、以前ほど書類請求に関する電話対応の必要がなくなり、コピー、Fax、郵送にかかる費用も削減され、業務上必要な書類をすぐに入手できるようになった。 また、給料課での耐火性ファイルキャビネットの追加購入の計画が取りやめになるなど、会社の成長に伴う設備投資も削減できた。

情報共有の実現

導入効果が最もあったのは、経理部である。
導入前、伝票の請求や監査が入ったときには、電話で問い合わせを受けると、71ある事務所のうちのどこかにある支払勘定ファイルの中から原本を探し出し、請求先へファックスしなければならなかった。
この問題を解決するために、外部の業者に文書のスキャンを依頼していたがUFPの業務を理解していないオペレーターによる索引のつけ間違いにより、20%~25% の文書が正しく管理できない状態にあった。 また、文書の真偽や請求書データの紛失を検証する手段がなかった。さらには、外部業者が読み取ったデータは、UFP本社の支払いシステム(PSI)では利用できなかった。
「fi-4530C」、「fi-4120C」を導入した後は、請求書をスキャンし、電子化することで、請求書データをネットワーク上で確認できるようになるとともに、PSIシステムと連携して請求書データを活用できるようになった。
また、スキャナ導入以前、UFPの各工場では、扱われる製品の安全データシートのコピーを各地で保管しなければならなかった。新しい製品が追加されると、複数の安全データシートのコピーを作成し、各工場に郵送していた。しかし、スキャナ導入後は、書類を電子化し、ネットワーク経由でその情報を閲覧できるようになった。これにより、必要な情報をタイムリーに、コンプライアンスを確保しながら効率的に、低コストで入手できるようになった。

セキュリティの向上

紙文書の電子化により、セキュリティも大幅に改善された。 「fi-4530C」、「fi-4120C」を導入してから数ヶ月後に、カナダにある施設が壊滅的な火事に見舞われた。 しかし、紙文書を電子化していたことから、その施設の勘定支払業務は2日ほどで復旧できた。 そしてスキャナとワークステーションが再配備されると、その施設での勘定支払業務は、書類を紛失することなく、すぐに再稼動することができた。

業務効率の向上・人件費削減

西部地区の購買部では、支払い処理業務に必要な正社員を雇用する計画を立てていたが、「fi-4530C」、「fi-4120C」を導入したことによる業務効率向上によって、パート社員でその業務をまかなえるようになった。



【推奨スキャナ】

  • fi-5530C2 (fi-4530Cの後継機)
    A4横送りで毎分100面の高速読み取りを実現し、コストパフォーマンスを追求したA3両面コンパクトカラースキャナ。イメージキャプチャリングソフト「ScandAll PRO」により、原稿入力業務の更なる効率向上が図れます。

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